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En el incesante debate acerca del modelo de trabajo idóneo: presencial, teletrabajo o híbrido, quizá esté pasando desapercibido un aspecto de radical importancia. Al menos tan relevante como el modelo de trabajo es el diseño de la oficina de trabajo. El lugar de encuentro de los miembros de la organización, el espacio en común: la oficina.
El trabajo en oficina, presencial o híbrido, ha visto acelerada su transformación tanto por la rapidez de la evolución de las nuevas tecnologías como por la pandemia. De hecho, nos encontramos en plena ebullición de dicha transformación, y por tanto es difícil predecir qué derroteros habrá de seguir.
Lo que parece seguro es que, sea cual sea el modelo de trabajo elegido, la oficina debe ser un lugar cómodo y agradable, donde trabajar sea lo bastante placentero como para que la idea de ir a trabajar en la oficina resulte apetecible.
Y al cabo, también el teletrabajo se ve directamente afectado, puesto que la adecuada coordinación de todos los miembros del equipo incluye a aquéllos que trabajan en remoto, tanto de manera incidental como continuada. Y lo mismo aplica para los colaboradores externos.
Es, en todo caso, relativamente más sencillo que cada uno adapte su propio hogar a sus preferencias. Pero las soluciones tecnológicas que permiten la integración de los modelos presencial, híbrido y remoto, habrán de determinar la optimización de los procesos colaborativos, y por tanto de los resultados de la organización.
¿Qué esperan los trabajadores del trabajo en oficina?
Lo cierto es que, tal y como parecen indicar múltiples encuestas y estudios, los empleados prefieren el teletrabajo y en todo caso una amplia flexibilidad. Todos los trabajadores confiamos en que nuestro lugar de trabajo sea cada vez más saludable, más cómodo, más funcional, más accesible. Incluso más divertido.
El confinamiento provocado por los peores momentos de la pandemia nos llevó a un replanteamiento colectivo del sentido del trabajo y la experiencia profesional. Dentro de la reflexión que seguimos haciendo respecto a qué esperamos del trabajo, la cuestión del trabajo en oficina se vuelve acuciante. ¿Cómo se debe organizar un espacio y coordinar a los equipos de trabajo para que los empleados se sientan realmente satisfechos?
En nuestra anterior publicación ya dedicamos nuestra atención a la “Gran Renuncia”, el fenómeno que se extendió a todos los países industrializados tras la pandemia y trajo consigo el abandono del puesto de trabajo, voluntario y multitudinario, de millones de trabajadores. Al regresar a su antiguo puesto, decidieron darse la vuelta y comenzar de nuevo. Volver a empezar.
Y eso es lo que deben hacer ahora los responsables de gestionar la oficina en cada espacio de trabajo: volver a pensar qué elementos hacen de la oficina un aliciente para ir a trabajar. Y para quedarse en el puesto de trabajo.
Retención del talento
La cuestión de las nuevas e incipientes estrategias para retención de talento se refieren al rendimiento profesional de los empleados, la calidad del trabajo desempeñado y los resultados del mismo.
Los espacios de trabajo aparecen como un factor determinante para la retención de talento. Cuanto el trabajo en oficina se presenta como deseable, ello contribuye al bienestar de los trabajadores, y dicho bienestar pasa tanto por las condiciones físicas del diseño de los elementos materiales de la oficina como por la asignación eficiente y controlada de dichos espacios.
Las nuevas tecnologías ofrecen herramientas y soluciones que contribuyen decisivamente al bienestar y a la organización, y por tanto deben ser utilizadas en consecuencia. El futuro del trabajo en oficina tiene definidas sus estructuras fundamentales en lo que conocemos como la oficina 5.0.
El futuro del trabajo en oficina: la oficina 5.0
La oficina 5.0 representa el modelo ideal de integración de estrategias de retención de talento, diseño de espacios de trabajo y organización eficiente, incluyendo todos los elementos de eficiencia energética tan relevantes en nuestro tiempo (¡y cada vez más!).
El objetivo es potenciar los valores y capacidades de las personas mediante los siguientes aspectos que componen el ideal de oficina 5.0:
- Integración de tecnología y trabajo
- Optimización de los tiempos de desplazamiento
- Flexibilización de horarios
- Eficiencia organizativa
- Acceso rápido y fácil a la información
- Impulsar la libertad, la creatividad y la autonomía
- Configuración de los espacios con estructuras acústicas y visuales propicias
- Mobiliario concebido para garantizar la comodidad, el bienestar y la coordinación
- Espacios sociales virtuales
Para lograr el éxito en la implementación de estos aspectos, a menudo se requiere de una mentalidad abierta al cambio. Recordemos que la adopción y gestión del cambio es ella misma una estrategia fundamental de los procesos de transformación digital. A veces será cuestión de adaptar los medios existentes, a veces habrá que introducir medios nuevos, y a veces será preciso volver a empezar, replantear el modelo y transitar hacia uno nuevo.
La transformación digital en los espacios de trabajo
El liderazgo digital es una estrategia de gestión dirigida a optimizar la calidad y la funcionalidad de los activos digitales de la empresa. Como hemos visto, el diseño de los espacios y la integración de soluciones tecnológicas se hallan íntimamente relacionados, de modo que la transformación digital afecta directamente al establecimiento del modelo de trabajo en oficina que elijamos.
Las tecnologías más reconocibles en todo auténtico proceso de transformación digital: Inteligencia Artificial, machine learning, Big Data, Internet de las Cosas o realidad extendida (virtual, aumentada y mixta), no sólo sirven para gestionar datos. También pueden ser utilizadas para optimizar el diseño y organización de los espacios, mejorar la coordinación de los equipos de trabajo y crear herramientas de desarrollo en cada aspecto de la actividad de la empresa.
Y aún más: en la combinación eficiente de todas estas tecnologías se realiza la transformación digital. La información generada, tratada y optimizada mediante su uso sirve para potenciar las aplicaciones de cada una de ellas por separado. Si tomamos como referencia aplicaciones de realidad aumentada destinadas a optimizar el trabajo en oficina, encontramos las siguientes soluciones ya implementadas en numerosas empresas:
- Coordinación optimizada de los recursos de organización
- Gestión de espacios de reunión, puestos de trabajo y plazas de aparcamiento
- Asignación de escritorio (hot desking)
- Estrategias de recompensa y gamificación
- Integración de modelos presencial, teletrabajo e híbridos
- Reuniones virtuales, gestión en remoto de reservas y check-in
En conclusión
Lo que hemos visto hasta aquí son elementos y factores que pueden ayudar a asegurarnos de que nuestros empleados quieran volver a la oficina. Y que sea cual sea el tiempo que pasen en ella, sea un tiempo agradable y productivo. Además, los niveles de ahorro, predicción y eficiencia del trabajo en oficina que conllevan estas propuestas también forman parte de toda estrategia empresarial de auténtica sostenibilidad.
