¿Cómo? ¿La eficiencia en el trabajo es disrupción? ¿Cómo va a haber crecimiento, progreso, desarrollo, productividad, evolución y éxito sin buscar constantemente la eficiencia?... Pues sí, te sorprenderías querido lector si supieras cuanta gestión ineficiente hay en el mundo laboral. De hecho, la eficiencia será lo que marque el futuro del trabajo. Y si hablamos de oficinas y espacios de trabajo, más. Pero vayamos por partes.
Es cierto que muchas cosas han cambiado en los últimos años. Y eso no es todo: mira todos los cambios que quedan por llegar... Por ejemplo, las tendencias en las grandes empresas a la hora de organizar sus espacios de trabajo han sido de reunificar y aglutinar los puestos de trabajo en plantas abiertas, en las que no existen sitios fijos: es el llamado hot desking. Y aunque mucho se ha escrito sobre las ventajas e inconvenientes de este tipo de espacios desde que aparecieran, lo cierto es que, al final, todo se mide -o debería medirse-, en productividad.
De hecho, las tendencias sobre el futuro del trabajo (the future of work, según este artículo de The Economist) se centran sobretodo en estudiar si se es más productivo colaborando en un espacio abierto, o si perdemos la concentración al tener que cambiar de lugar físico diariamente. Pero muy pocos se centran en una cuestión realmente relevante: ¿cuál es la rentabilidad real de estos espacios con los que las empresas cuentan como capital inmovilizado? ¿Qué pasaría si lo convirtiéramos en algo vivo, capaz incluso de generar ingresos?
Imaginemos, por ejemplo, que nuestra empresa cuenta con unas oficinas en las que, aunque no haya una ocupación del 100%, aparentemente no sobra mucho espacio. Imaginemos, además, que las salas de reuniones suelen tener los problemas que tienen todas: alta demanda a determinadas horas punta, vacío absoluto en las horas valle... Puestos a imaginar, pensemos qué podría ocurrir si aplicáramos Inteligencia Artificial y Realidad Aumentada a la gestión de los espacios globales de la empresa. ¿Creerías que podrías aumentar su rentabilidad y eficiencia?
Es lo que le ha ocurrido a muchos de los clientes de bookkercorp.com: al aplicar tecnología a la gestión de unos bienes generalmente considerados como inmovilizado -sin más-, se multiplica no sólo la rentabilidad del espacio, sino que se aumenta notablemente la eficiencia de los puestos de trabajo, de las salas de reuniones y también de las tareas individuales de quienes se ven afectados por los cambios.
Los puestos de trabajo libres, los hot desking, ya demostraron el aumento de la productividad, el ahorro en costes y una mejor actitud en el trabajo en aquellas empresas en las que lo implantaron. Y todas las tendencias hablan de que las oficinas del futuro, también las post-covid, tratarán de combinar los open space, con las cabinas para llamadas, salas para poder trabajar aislado cuando se necesite y con espacios específicos grupales como salas de innovación y reuniones.
De hecho, los trabajadores de las oficinas que cuentan con este tipo de distribución abierta sienten un gran número de ventajas, muy relacionadas con los nuevos valores que se persiguen en todas las empresas.
- La flexibilidad laboral se ve como algo real: el no estar dentro de un compartimento estanco físicamente ayuda a entender el mismo concepto en cuanto a la tarea que se desempeña: todo está interconectado, lo que hago aquí afecta allí, y hoy mi trabajo es para este departamento pero mañana tendré que trabajar para este otro.
- Poder cambiar de lugar físico de trabajo a diario permite una mayor comunicación no sólo con los del mismo departamento, sino que favorece el intercambio entre áreas de la empresa que nunca antes habían podido tener tanto contacto. Eso favorece el conocimiento mutuo, poder comprender las tareas del otro, la empatía y -por lo tanto-, el mejor funcionamiento de la empresa y mayor coordinación al aumentar el contacto y el conocimiento.
- La colaboración entre departamentos se convierte en algo real, más factible y sencillo de lograr en los open space con sitios flexibles. Estar sentado cada día con empleados de otras áreas ayuda a fortalecer los lazos humanos y, al final, a favorecer una colaboración efectiva, real y práctica entre ellos
La flexibilidad en los espacios de trabajo se basa en que en torno al 25% de las mesas de escritorio que hay en una oficina podrían no ser útiles. Y esto es porque no todo el mundo necesita estar sentado en la mesa mientras hace su trabajo: algunos asisten a diferentes reuniones durante su jornada, otros viajan con frecuencia, otros trabajan desde sus casas, otros van moviéndose entre distintos puestos de trabajo recabando información de manera presencial...
Imagina ahora cuánto se podría ahorrar una empresa si aplicara criterios de eficiencia en sus espacios de trabajo. Y ya que hablamos de hacer los workspaces más inteligentes y con mayor eficiencia, ¿por qué no aplicamos tecnología para hacer los espacios de trabajo auténticamente smart? Quizá es aquí donde la eficiencia de esos espacios podría convertirse en un factor disruptivo.
Se aumentaría la eficiencia en la gestión de los espacios compartidos en la oficina, como salas de reuniones o turnos de comida para la cocina. Con el Covid es aún más importante que nunca poder gestionar de manera eficaz los recursos disponibles y poder organizar las reuniones en “horario valle”, que es justo cuando el comedor está más lleno. En ese caso, se podría aplicar la tecnología para descubrir patrones de uso por tramos horarios e incentivar el uso del comedor en las horas menos concurridas. Estaríamos además hablando de poder habilitar más turnos en el comedor para garantizar que se guardan las distancias de seguridad.
Con estos sistemas inteligentes podríamos también ayudar a un empleado a saber si un determinado hot-desking está ya cogido o si hace mucho que fue desinfectado el puesto. También, ayudaría a descubrir qué espacios son escogidos en último lugar, cuáles son los “peores” y tratar de analizar y mejorar los posibles fallos que tenga: está en medio de alguna corriente de aire, es más ruidoso que otros, tiene una mala iluminación, necesita una mayor ventilación...
Además, y puestos ya a analizar y buscar la eficiencia máxima, se podría lograr una mayor rentabilidad de los espacios de trabajo que sobran de una empresa: se abriría la posibilidad de compartir el espacio que no usamos con otros servicios o proveedores externos, para facilitar sus tareas y tener una rentabilidad extra de esos espacios infrautilizados.
Estamos sin duda ante un nuevo escenario lleno de posibilidades para lograr aumentar la eficiencia de los puestos de trabajo, para que se convierta al principio en algo disruptivo hasta que veamos que se convierte en la norma. ¿En qué grupo quieres que esté tu empresa: en el disruptivo o en el que termina por subirse al carro a última hora?
