Hay muchos factores que influyen en la productividad de los empleados. El liderazgo de los jefes de equipo, la motivación personal, el salario, el espacio de trabajo, etc. Aunque cada trabajador tiene una forma diferente de funcionar, conseguir un entorno satisfactorio para la mayoría es un reto que deben afrontar las organizaciones.
Los profesionales necesitan de entornos cómodos. Ecosistemas en los que sean capaces de concentrarse y alcanzar sus objetivos. Estos no solamente tienen un impacto directo en el rendimiento, sino también en la rotación y en el absentismo. Por lo tanto, también acaba afectando a la cuenta de resultados de la empresa.
¿Cómo crear un espacio de trabajo ideal?
Aunque cada persona tiene sus preferencias personales, hay aspectos comunes a la gran mayoría de trabajadores. Un espacio de trabajo ideal debe de contar con todas las herramientas necesarias para el desempeño de sus labores. Además, debe ser un entorno tranquilo y amigable.
Las grandes empresas, en especial del sector tecnológico han tomado conciencia de ello. Las oficinas de gigantes tecnológicos como Meta, Google o Amazon cuentan con espacios de recreo en los que sus empleados pueden relajarse. Si bien es un incentivo para rendir al máximo, no es lo único a tener en cuenta.
Existen varios factores con un papel determinante para crear un espacio de trabajo productivo:
- Espacios funcionales. La organización física de las oficinas ha cambiado. Ya no son lugares inmóviles en los que cada cual tiene un puesto asignado. Los espacios de trabajo son dinámicos y se adaptan a las nuevas tendencias, como el trabajo híbrido, y necesidades de los empleados.
Los espacios colaborativos han sustituido a los despachos aislados. Esto mejora la interacción entre los trabajadores y da lugar a relaciones laborales más cercanas. Las empresas consiguen así gestionar sus recursos de forma más eficiente y sostenible.
- Ruidos. Cuanto más silenciosa sea una oficina, mayor será la concentración de quienes allí trabajan. Considerado como un contaminante del ambiente laboral, puede llegar a causar problemas de salud para quienes se encuentran más expuestos a este.
Cada trabajador tiene su nivel de tolerancia respecto al ruido. Algunos pueden ser productivos con altos niveles de contaminación acústica, pero es recomendable que los espacios de trabajo sean lo más tranquilos posibles.
- Iluminación. Uno de los factores que más incidencia tiene en el rendimiento. La luz natural tiene un impacto positivo en quienes se encuentran en la sala. Esta, regula la segregación de cortisol, una hormona que proporciona energía para que el organismo funcione correctamente.
Un estudio publicado por Velux sostiene que el 82% de los españoles afirma que la luz natural influye en su estado anímico. El dato toma fuerza si se tiene en cuenta que según The Indoor Generation, el 18% de las personas pasa entre 21 y 24 horas al día en espacios interiores.
Mantener las persianas abiertas, en especial por la mañana, mejora el humor de los empleados.
- Temperatura. Otra cuestión a tener en cuenta y que crea debate entre compañeros de trabajo. Según el Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo, en verano las estancias deben estar entre 23º y 26º. En invierno, debe bajarse a un arco entre 20º y 24º.
La humedad es otro valor a controlar. Debe de estar entre 30% y 70%. En verano, dado que el aire acondicionado reseca el ambiente, es recomendable que no baje del 50%.
- Calidad del aire. Ignorada por algunas organizaciones, también influye en la calidad de vida en los centros laborales. Estos espacios deben de estar correctamente ventilados para evitar una sobrecarga en el ambiente.
La tecnología para mejorar espacios de trabajo
El auge del trabajo híbrido ha hecho que las tecnologías entren de lleno en la organización de espacios. Muchos empleados son libres de decidir cómo y cuándo se desplazan a sus oficinas. Esto ha hecho que se tenga que repensar todo el sistema, ya que es imprescindible saber las tasas de ocupación de estos entornos.
Existen soluciones tecnológicas que permiten no solamente reservar espacios de trabajo, también salas de reuniones. De esta forma, es posible saber con antelación de las salas y puestos que se van a utilizar durante una jornada. Otras aplicaciones van más allá e incluso permiten hacer lo mismo con las plazas de aparcamiento de las organizaciones.
En este nuevo escenario, los datos y la analítica son fundamentales. Conocer con qué espacios se cuenta cada día permite a las organizaciones funcionar de forma más efectiva. Es curioso como las salas reservadas con dos semanas de antelación solamente son utilizadas un 20% de las veces. Gestionar su uso en tiempo real hace que éstas queden desaprovechadas.
De esta forma, muchas empresas están consiguiendo optimizar sus recursos. Son cada vez más las que reducen sus costes fijos al necesitar de menos espacio para realizar las acciones necesarias y dar cobijo a sus plantillas.
Los espacios de trabajo han pasado de ser estáticos a ser dinámicos. Saber aprovecharlos al máximo no solamente mejora la productividad, también la cuenta de resultados de las organizaciones.
¿Cómo influye la arquitectura en los espacios de trabajo?
La llamada psicología del espacio sostiene que los lugares en los que trabajamos y vivimos alteran nuestros sentimientos y comportamientos. El diseño y distribución de los interiores afecta a la forma de trabajar, influyendo en la productividad de las organizaciones.
Un ejemplo muy claro son las vistas que se tienen desde las ventanas. Estas pueden influir directamente en la capacidad de concentración de los empleados. Si desde ellas se pueden contemplar calles muy bulliciosas, los trabajadores se distraerán con más facilidad. Por contra, si dan a vistas más sosegadas, contribuirá a crear un buen clima laboral.
Según Emily Anthes, autora de The great indoors: the surprising science of how buildings shape our behavior, health, and happiness, la exposición a la naturaleza tiene efectos positivos. Así, reduce el estrés, mejora la productividad y crea mejores relaciones laborales.
Especialmente en entornos urbanos, es recomendable contar con plantas de interior. Hay que distribuirlas bien a lo largo de todo el espacio y evitar una saturación de elementos, que podría tener un efecto contrario al deseado.
La pandemia ha cambiado la forma de pensar en este sentido. La creación de espacios de trabajo más saludables ha tomado importancia tras el impacto del covid-19. Los edificios en los que trabajamos y pasamos gran parte de nuestro día han sido repensados desde entonces.
¿Qué cambios hacer para mejorar los espacios de trabajo?
Con un presupuesto muy bajo, se puede transformar una oficina y crear un clima laboral más adecuado. Hay que prestar atención a estos elementos:
- Colores. Los tonos claros mejoran el rendimiento laboral. Estos hacen que la luz, sea artificial o natural, se refleje más fácilmente a lo largo de la oficina. Por contra, los más oscuros hacen que aumente la sensación de monotonía y hastío.
- Espacios en blanco. Crear tablones o instalar pizarras en las que los empleados puedan dar rienda suelta a su creatividad es otra opción para mejorar los espacios de trabajo.
- Muebles. El mobiliario también puede jugar a favor de las organizaciones. Adquirir sillas y escritorios según las necesidades de cada puesto consigue mejorar la productividad. También es recomendable deshacerse de aquellas piezas anticuadas o a las que no se dé uso.
¿Qué pueden hacer los empleados para sentirse más cómodos?
Para crear espacios de trabajo más productivos, no todo depende de factores ambientales. Los propios trabajadores también pueden contribuir a mejorar el ecosistema en el que realizan su labor y se relacionan. Hay varias opciones que mejoran su calidad de vida durante su jornada:
- Toque personal. Los empleados deben de sentirse libres de incorporar elementos propios a sus escritorios. Pasan alrededor de ocho horas diarias en estos espacios de trabajo y cualquier elección personal puede hacerles sentir más cómodos.
- Comida. La energía va disminuyendo a lo largo del día, especialmente en las jornadas más duras. Poder guardar cualquier tipo de snacks en el cajón de la mesa ayuda a combatir estos valles de productividad.
- Inspiración. Cada cual encuentra motivación en elementos diferentes. Fotos de familia, amuletos, símbolos, etc. Rodearse de ellos puede tener un efecto muy positivo siempre que no ocupen superficie útil para realizar las funciones asignadas.
- Espacio limpio. El orden y la limpieza también ayudan a los trabajadores a concentrarse en sus labores. Un espacio de trabajo lleno de papeles y desordenado es desalentador. Mantener solamente lo esencial sobre el escritorio ayuda a la concentración.
Hacia nuevos modelos de trabajo
La flexibilización de la presencialidad en las oficinas hace que las organizaciones se enfrenten a nuevos desafíos. Los espacios de trabajo han dejado de ser un entorno estático para convertirse en organismos dinámicos y adaptables. En este nuevo escenario, es fundamental contar con oficinas optimizadas a las necesidades de cada empresa.
La tecnología se ha convertido en una aliada para que el trabajo híbrido sea un éxito. Gracias a nuevas soluciones es posible reservar puestos, solicitar el uso de salas compartidas o incluso reservar plazas de aparcamiento.
