¿Cuál es el presente del trabajo en oficina? ¿Y el futuro? Lo cierto es que cada vez se parecen más. El regreso después de las restricciones causadas por la pandemia, la permanencia del teletrabajo o la llegada de modelos mixtos, nuevas estrategias en el diseño de los espacios, un creciente uso de la tecnología y las herramientas de comunicación… son algunos de los elementos que van a determinar la evolución de las estructuras y la configuración del trabajo en oficina.
CBRE Group realiza anualmente un estudio global sobre las inquietudes y previsiones de las grandes corporaciones en torno a las oficinas. Las siguientes tendencias son un extracto del Informe Occupier Sentiment Survey de 2022, desarrollado a partir de una encuesta realizada entre más de 100 compañías de toda Europa. Entre todas ellas, 20 son españolas.
Tendencias del trabajo en oficina
Veremos que todas las tendencias se relacionan directamente con el espacio, y así confluyen hacia el concepto de la Oficina 5.0: la integración de nuevas tecnologías, diseño y organización del espacio de trabajo en aras de una mayor eficiencia, comodidad y bienestar.
El aumento de la ocupación y la vuelta a la oficina, el creciente uso de la comunicación y la tecnología, la estrategia inmobiliaria, los planes de crecimiento, la flexibilidad, la consolidación del teletrabajo, el equilibrio entre normativa empresarial y preferencias personales, la implementación de nuevas estrategias de workplace, y la entrada de nuevos diseños. Estas son las diez tendencias que vamos a examinar:
Aumento de la ocupación
El final de buena parte de las restricciones asociadas a la pandemia, como el uso de mascarilla en interiores, ha provocado el retorno de un gran volumen de trabajadores al espacio habitual de trabajo. Cada sector y actividad tienen sus propias necesidades y características, pero, en general, la vuelta a la oficina ha resultado ser una obligación para la mayoría.
Este aumento de la ocupación encuentra en las nuevas tecnologías una oportunidad para aplicar nuevos modelos de gestión y coordinación. Tecnologías como la realidad aumentada permiten organizar la vuelta a la oficina de forma ordenada y eficiente, y aportan nuevas posibilidades y estrategias de coordinación.
Regreso parcial a la oficina
Mientras en España la vuelta al trabajo ha sido, en efecto, una obligación para la gran mayoría, solo el 41% de las empresas en EMEA (Europa, Oriente Medio y Asia) han tomado el regreso a la oficina como un imperativo. Y en EEUU, apenas el 31%.
No obstante, el regreso no ha sido total. De hecho, se dan múltiples modelos híbridos en los que se combina asistencia presencial y teletrabajo. No hay un modelo predominante como tal. Podemos suponer que será preciso aguardar próximos acontecimientos para extraer conclusiones. En no pocos casos, se ha dejado a criterio del trabajador decidir el modelo que le resulta más apropiado.
El uso de la realidad aumentada en modelos de trabajo híbrido facilita que todo miembro de la organización tenga conocimiento en tiempo real, de manera accesible e intuitiva, acerca de quién asiste de modo presencial y quién se mantiene en modo remoto. A su vez, los espacios sociales virtuales generan entornos de trabajo en oficina a los que se puede acceder desde cualquier lugar.
Más comunicación, más tecnología en el trabajo en oficina
Es imprescindible que las empresas practiquen una buena estrategia de comunicación. Así, cada empleado puede saber qué opciones tiene respecto al modelo que le corresponde, o el que más le conviene, y cómo organizarse con el resto del equipo.
En este sentido, las soluciones tecnológicas juegan un rol esencial en la optimización de los procesos de comunicación y en la posibilitación de experiencias presenciales, remotas o mixtas, verdaderamente eficientes. Es el momento de probar herramientas de colaboración en línea y software para compartir información.
Si seguimos tomando la realidad aumentada como ejemplo de implementación tecnológica, también permite organizar y comunicar internamente espacios de trabajo, como salas de reuniones, plazas de aparcamiento, puestos de comedor… Y, al mismo tiempo, es una herramienta idónea para mejorar la eficiencia energética.
Readaptación inmobiliaria
Solo ocho de cada cien empresas siguen manteniendo la estrategia inmobiliaria prepandemia. En España, muchas compañías aún siguen testando el impacto y posibilidades del teletrabajo, esperando para tomar próximas decisiones. Pero las innovaciones y transformaciones que afectan al diseño ya han comenzado en más del 50%.
Hot-desking, coworking, herramientas de organización y distribución de los espacios, como la ya mencionada coordinación de salas de reuniones o la gestión de la reserva de aparcamientos, son casos de readaptación inmobiliaria que conllevan un rediseño de los espacios. Pero hay muchos otros.
Planes de crecimiento en la toma de decisiones
Solo el 13% de las empresas no ha incluido ya algún cambio en la gestión del espacio del trabajo en oficina en su portfolio. Muchas compañías proyectan reducir el espacio y dirigir el sobrante a subarriendo, o bien renegociar el arriendo a una duración más corta, teniendo la sostenibilidad como objetivo genérico de toda la actividad.
Telefónica acaba de ofrecer a toda su plantilla la posibilidad de reducir su jornada laboral a cuatro días, y una de las herramientas decisivas para la reorganización de los tiempos de trabajo en oficina y coordinación de equipos es precisamente la realidad aumentada, a través de aplicaciones como las ya señaladas. La tendencia se extiende a un número creciente de empresas. Grandes, medianas o pequeñas.
Espacios flexibles para el trabajo en oficina
La flexibilidad, tomada en su acepción más amplia, sigue introduciéndose en toda planificación del espacio. Es el reto del trabajo híbrido: disponer de espacios fácil y rápidamente adaptables a las cambiantes necesidades.
Se trata de crear espacios de trabajo en oficina que garanticen la seguridad y el bienestar del trabajador, y, desde luego, el cuidado de su salud, lo que constituye una prioridad en las agendas corporativas tras la pandemia.
Trabajo híbrido: modelo mixto presencial-remoto
El 75% de las empresas está decidida a impulsar el teletrabajo. Estamos ante un fuerte avance del mismo, y cabe esperar que vaya en aumento. Lo mismo ocurre con los modelos mixtos que, como ya sabemos, tienen en las nuevas tecnologías importantes argumentos para garantizar su efectividad. Ahora bien, una cosa es impulsar el teletrabajo y otra hacerlo de la manera adecuada.
La mayoría de las empresas están evolucionando hacia un modelo híbrido, partiendo de la base de que el trabajo remoto también es trabajo en oficina gracias a la conectividad y las herramientas tecnológicas de intercomunicación. La clave reside en el equilibrio: definir el tiempo de trabajo en la oficina, los momentos que reclaman presencialidad y el tiempo que puede destinarse a trabajo en remoto.
Búsqueda de equilibro entre normativa empresarial y preferencia personal
Aquí, los resultados de la zona de EMEA y de EEUU son casi idénticos: la mitad de las empresas apuestan por un equilibrio entre las normas genéricas preestablecidas por la compañía y las preferencias personales de cada empleado. Sin embargo, muy pocas empresas ofrecen compensaciones o incentivos para fomentar el teletrabajo, cosa que de por sí invita al regreso a la oficina.
Nuevas estrategias de workplace
Las viejas reglas ya no funcionan. Es preciso concebir una estrategia de cambios capaz de estar en permanente transformación. Las prioridades cambian con rapidez, y la velocidad de aparición e implementación de nuevas tecnologías acelera aún más el proceso.
Las empresas enfrentan las nuevas estrategias de diseño y concepción de los espacios para trabajo en oficina, real o virtual, introduciendo planes de rediseño adaptables y sostenibles:
- Crece la creación y gestión de programas de transformación
- Aumenta la adaptación de los espacios “en abierto”
- Mejora la extensión de servicios y amenities en el entorno de trabajo
- Revisión de las normas generales de diseño
- Optimización y ampliación de áreas colaborativas y salas de reunión
Flexibilidad, también en el diseño
La flexibilidad también se impone en el diseño. Parece inevitable que las transformaciones de las estrategias de espacio de trabajo en oficina incluyan a la distribución y al diseño.
La distribución por proyecto, la asignación de puestos, salas de reunión y plazas de aparcamiento, el hot-desking y la movilidad selectiva nos dan las coordenadas bajo las cuales se organizan las tendencias de trabajo en oficina que acabamos de revisar.
