Puesto fijo panel

PREMISAS

‍

• Esta funcionalidad permite asignar un puesto de trabajo fijo a uno o más usuarios.
• Es posible asignar un puesto de trabajo con horade inicio y hora de fin configurable entre 00:00 y 23:45

Estos usuarios no tendrán que hacer reservas para utilizar dichos puestos.

• Los puestos de trabajo fijos no podrán ser reservados por otros usuarios durante el horario que esté asignado.
• Un puesto de trabajo puede ser asignado a 1 o más usuarios, siempre y cuando no coincidan los horarios.
• Si un usuario tiene un puesto fijo asignado, aun así puede hacer una reserva “estándar” de puesto para la misma hora en la que tiene asignada su puesto fijo, ya que el puesto fijo es una asignación y no una reserva.

Es posible configurar check in a estos recursos fijos: SIN check-in o check-in OPCIONAL.

• Se configura el check-in desde Módulos -> Reglas de Oficina -> "Opciones de check-in para puestos fijos"
• Puede ser Sin check-in o Check-in Opcional.

PANEL

CONSIDERACIONES GENERALES

• Vista Usuarios: Nueva columna disponible "Puesto de trabajo fijo" en listado de usuarios.
• Vista Usuarios: > 3 puntitos > "Ver puesto de trabajo fijo"
• Vista Estados y Calendarios: Afecta de la misma manera que a las plazas fijas de parking, es decir, se cede automáticamente el puesto fijo y no se podrán hacer reservas sobre estos recursos en función del estado de trabajo si así está configurado.

ASIGNACIÓN

• Los puestos que tengan en las reglas de oficina activado el parámetro “reserva única” también podrán ser asignados a un usuario como puesto fijo (de la misma manera que cualquier otro puesto) PERO para que pueda ser reservado en modo “hotdesk” por otro usuario, la cesión deberá ser completa (desde la hora de inicio hasta la hora de fin de la asignación).
• Si un usuario está en un grupo de 1 solo recurso, y 1 solo usuario, (que antes actuaba como puesto fijo) y se asigna ahora ese recurso como puesto fijo pero el administrador no elimina el recurso de ese grupo, cuando el usuario ceda su puesto fijo, solo se cede a las personas que pertenecen al grupo por lo tanto hay que o eliminar ese grupo y añadirlo a otro ya existente, o añadir personas a ese grupo.

  Asignación:

1.      Asignar un puesto de trabajo a un usuario de manera individual:

                    o   Usuarios > 3 puntitos > “Asignar puesto fijo”

      2.     Asignar un puesto de trabajo a más de un usuario de manera masiva:

                   o    Usuarios > “Configuración” > “Cargar puestos de trabajo fijos”

      3.     Desasignar un puesto de trabajo:

                  o     Usuarios > 3 puntitos > “Ver puesto fijo”> Borrar el puesto fijo que queremos desasignar

RESERVAR

• Se reserva en la vista “Reservas” en el panel.
• Para poder reservar desde el panel un puesto fijo que está disponible en un tramo, se necesita filtrar por ese tramo para que te salga disponible ese recurso.

           Un puesto fijo, solo si está asignado a un solo usuario, podrá ser reservado para otros usuarios cuando:

                o  El puesto fijo haya sido cedido manualmente por el propietario.

                o  El puesto fijo haya sido cedido automáticamente si la opción de calendarios y estados está activada.

                o  Está fuera del rango horario asignado al usuario.

CESIONES

   No es posible ceder desde el panel.

• Desde el panel se anularán las cesiones y/o reservas futuras (no las pasadas ni las presentes) en caso de:

                 o  Si se asigna un usuario adicional a un puesto que hasta ese momento sólo tenía un usuario asignado.

                 o  Si se desactiva o se configura como “no visible”.

                 o  Si se modifica el horario de asignación(realmente obliga a quitar puesto fijo y volver a asignarlo con el nuevo horario).

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El administrador debe conocer sin embargo el funcionamiento de las cesiones desde la app/web app, el cual es el siguiente:

• Un puesto de trabajo que esté asignado a más de un usuario NUNCA podrá ser cedido NI reservado (aunque quedas en horas libres).
• El propietario de un puesto fijo podrá ceder su puesto fijo 1 vez por día y dentro de su franja horaria asignada en tramos de 15 minutos, seleccionando hora de inicio ó fin, cumpliendo la siguiente casuística:

                o  Ceder todo el horario (desde la hora de inicio hasta la hora de fin de su asignación). Para ello activará el switch de "Ceder recurso todo el día".

                o  Ceder desde la hora de inicio de la asignación hasta una hora “x”.

                o  Ceder desde una hora “x” hasta la hora de fin de la asignación.

Será posible ceder el puesto fijo, aunque haya pasado la hora de inicio de asignación.

‍Por ejemplo, tengo puesto fijo de 10:00h a 18:00h, si ahora son las 11:00h yo puedo hacer una cesión de 10:00h a 14:00h.

• Es posible anular una cesión hasta 1 minuto antes de la hora de inicio de la cesión.
• La cesión deberá ser completa (todo el horario de la asignación) en puestos fijos de reserva única.
• Para anular una cesión, el usuario debe ir a la ficha de la reserva y ahí podrá anular su cesión una a una o anularlas todas.
• En caso de no haber cesiones, el botón de "Anular todas" no se muestra.

INFORMES

Solo se pueden ver las cesiones del puesto fijo en las siguientes pestañas:

• Informes > Cesiones
• Informes > Usuarios > 3 puntitos del usuario > Ver cesiones de puesto de trabajo fijo
• Informes > Recursos > 3 puntitos del recurso > Ver cesiones