Este módulo permite gestionar los espacios de reunión pudiendo generar eficiencias en el incremento de su uso ya que cualquier sala reservada donde no se haya realizado el Check-in por el organizador o cualquier de los invitados, será liberada dando la oportunidad a una nueva reserva en lugar de permanecer vacía a la espera de reuniones informales sobre la marcha.
Última actualización el
3/9/2021
Reserva de espacios
Primero se introduce el título, se añaden los invitados y se selecciona si son requeridos u opcionales. Después pasamos al formulario de reserva.
Las subcategorías se han definido previamente por su organización.
La subcategoría que se ve en el formulario es la definida por defecto. Si hay más de una se puede seleccionar la que sea necesaria.
El edificio y la planta que se muestra en el formulario de reserva es, por defecto, su ubicación y planta preferida. Esto se puede cambiar desde “Mi perfil”.
El equipamiento sirve como filtrado adicional. No es obligatorio.
La fecha y hora que se muestra en el formulario de reserva por defecto es la fecha actual y la hora más cercana a la actual en tramos de 15 minutos. Puede cambiar la fecha y hora según sea necesario.
Puede hacer reservas X número de días de antelación. Esto lo define su organización.
Se puede hacer una reserva estándar (seleccionando día y hora) buscando un espacio específico en el plano, o una búsqueda de sala en un rango de fechas: seleccionando la fecha y hora de comienzo y fecha y hora de fin, Bookker mostrará en un listado todas las salas disponibles. Al elegir una de ellas se completa la reserva.
Una vez en la sala, si se requiere check-in (nuevamente definido por su organización), tendrá que confirmar la ocupación y así permitir la trazabilidad.
Si se requiere check-in, el espacio se liberará automáticamente si el check-in no se realiza en el tiempo especificado por su organización.
El check-in lo puede hacer sólo el organizador o el organizador y los invitados. Esto lo define su organización.
NOTA: Si el invitado a una reunión no marca “asistiré” o “quizá”, no aparece el botón de check-in. (Además tiene que estar marcada la opción “cualquier invitado” puede hacer check-in en las reglas de oficina del panel).
Si no ocupa el espacio, puede cancelarlo para que otro usuario pueda reservarlo.
También puede editar su reserva y ver el espacio en el plano en cualquier momento.
La ficha de la reserva mostrará todos los detalles de la sala y la reserva incluyendo los invitados y el estado de aceptación de los mismos, el equipamiento y en su caso enlaces de videoconferencia a las reuniones.
